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Onboarding Prozess bei ACP X-tech

Die Ausgangslage

Seit mehr als 27 Jahren sind wir als erfolgreicher IT Dienstleister auf dem Markt tätig und seit 2017 als ACP X-tech, damit Teil der ACP Gruppe, das interne Kompetenzzentrum für den Digitalen Arbeitsplatz. Wir leben unseren Ansatz von flexiblen und ortsunabhängigen Arbeiten in unserer eigenen Organisation und sind dabei auf ein Hindernis gestoßen - wie integriere ich neue Mitarbeiter in ein digital geprägtes Unternehmen? 

Onboarding umfasst aus unserer Sicht alle fachlichen und sozialen Aktivitäten, die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Integration im Unternehmen ermöglichen.  Auch in unserer Organisation gab es einen Onboarding Prozess, jedoch spürten wir, dass wir diesen verbessern wollen. Für eine klarere Struktur, gute Kommunikation und einen Ablauf, in dem jeder seine Rolle kennt und auch ausfüllen kann. Eines darf man dabei nicht vergessen:  die Menschen hinter dem Prozess.

Durch das Projekt „Onboarding“ hatten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Gelegenheit unsere Prozessmethoden und -tools mitzuerleben, die wir unter New Work Design zusammenfassen. Dadurch entstand ein interner Mehrwert, der ein tieferes Verständnis für Arbeitsprozesse gebracht hat und damit unsere Mission „Das Arbeiten zu vereinfachen“ noch mehr in unser Team verankert wurde.

New Work Design Workshop
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Die Herausforderung

Bewerbungen werden in der digitalen Kommunikation durch unterschiedliche Quellen ins Unternehmen getragen – durch Ausschreibungen, Initiativbewerbungen, Empfehlungen oder auch interne Wechsel. Dies kann eine normale Zeitspanne in Anspruch nehmen oder aber auch besonders schnell gehen. Es gab bei beiden Varianten keinen durchgängigen Prozess, der intern so festgelegt war, dass Bewerberinnen und Bewerber immer in der gleichen Qualität und Zeitspanne zu Informationen, Berechtigungen oder Arbeitsmaterialien kamen. 

In Unternehmen wird der Onboarding Prozess aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet, allen voran aus HR und IT Sicht. Diese beiden Welten wollten wir verzahnen um ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse der jeweils anderen Abteilung zu schaffen und um die bestmögliche Erfahrung aus Sicht von Bewerberinnen und Bewerbern zu schaffen. Ein Prozess in dem sich beide Seiten gut aufgehoben fühlen ohne es dabei zu komplex werden zu lassen. 

Der Onboarding Prozess ist entscheidend für Organisationen, denn er hat einen großen Einfluss darauf, wie und ob sich neue Kolleginnen und Kollegen willkommen fühlen und sich damit bestmöglich ins Team und das Unternehmen integrieren. Ein gut designter Onboarding-Prozess ist eine wichtige Erfahrung und oftmals der erste Eindruck - beides wollten wir mit New Work Design verbessern.

Die Lösung

Was für unsere Kunden gilt, leben wir auch intern: positive Erlebnisse führen zu herausragenden Ergebnissen im Team. Diese positiven Erlebnisse haben wir mit unserem Prozessdesign ermöglicht – auf fachlicher, sozialer und wertorientierter Ebene. Das Projekt wurde in vier Phasen gegliedert:

Prozess_Onboarding Management acp-x-tech

In den ersten beiden Phasen wurde das Team in Workshops, Interviews oder informellen Einzelgesprächen gebeten sich in die Erlebniswelt von neuen Kolleginnen und Kollegen hineinzuversetzen und Erwartungen aus ihrer Sicht zu formulieren. Wir nennen dies im New Work Designprozess die „User Journey“. 

Mit dieser Art von Außensicht sind wir in die dritte Phase, die Konzeption, gegangen um diese mit unserer Innensicht zu verzahnen. Daraus entsteht der „Service Blueprint“ der die Kontaktpunkte der neuen Kolleginnen und Kollegen mit uns zeigt und gleichzeitig die Schnittstellen unserer internen Organisation visualisiert. Der Service Blueprint zeigt eine Übersicht der einzelnen Onboarding Phasen aus Sicht der neuen Kolleginnen und Kollegen, wer in unserem Unternehmen wann und wo damit eingebunden ist und wie sich das in interne Prozesse übersetzen lässt. Eine visuelle Zusammenfassung, die leicht zu verstehen und nachzuvollziehen ist. 

Das Ergebnis

Mit unserem neu gestalteten Onboarding Prozess, haben wir Unsicherheiten beseitigt. Das Ergebnis wird in einer visuellen Prozessdokumentation festgehalten, als auch durch einen Maßnahmenkatalog der von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ausgearbeitet worden ist. Durch das Einbinden der bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde sichergestellt, dass das ganze Team vom Ergebnis überzeugt ist und die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten auch mitgetragen werden und die Kommunikation untereinander vereinfacht. 

Durch diese Vorgehensweise handeln wir gemeinsam im Team mit Verantwortung, Weitsicht und einer hohen Akzeptanz.

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„Prozesse neu zu denken und zu designen, hilft Organisationen die Weichen für New Work zu legen. Ohne einem gemeinsamen Verständnis dafür, klappt die Veränderung nur schwer.”
Elisabeth Gogg - ACP X-tech

Elisabeth Gogg
Teamlead | New Work Design