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Viva – Microsofts Antwort auf die neue hybride Arbeitswelt

Julia Kaufmann
19.07.21 16:49

Die Zahl Vier begleitet mich nun seit geraumer Zeit und so auch die Employee Experience Plattform von Microsoft namens Viva. Diese setzt sich nicht nur aus vier Buchstaben, sondern auch aus vier Modulen zusammen. Auch deswegen habe ich Microsoft Viva in vier Blogbeiträgen aus Sicht der Employee Experience beleuchtet und vier gute Gründe identifiziert, die Plattform nicht als reinen Marketing Clue abzutun. Vorhang auf für Viva, Microsofts Antwort auf die neue Arbeitswelt und die damit einhergehenden Herausforderungen, die wir alle nur zu gut kennen.

 

Inhalt

 

 

Warum sind Mitarbeiter*innen motiviert und erfolgreich? Ein Blick hinter die Kulissen von Microsoft Viva

Nicht erst seit Ausbruch der Pandemie wissen wir: Unternehmen sind erfolgreicher, wenn es den Mitarbeiter*innen gut geht. Und dennoch: Noch nie wurde uns so bewusst vor Augen geführt, welche Auswirkungen Veränderungen unseres Arbeitsumfelds auf unser Wohlbefinden und unsere Motivation haben können.

Microsoft hat sich mit den Erfahrungen in Pandemiezeiten auseinandergesetzt, diese in Zusammenhang mit allgemeinen Trends der Arbeitswelt gebracht und eine Plattform entwickelt, um den Herausforderungen des digitalen & hybriden Arbeitens gerecht zu werden.

Denn eines ist klar: Der Trend zum orts- & zeitunabhängigen Arbeiten kann nicht weggeredet werden. Und gerade deswegen sollte man die Augen nicht vor den daraus resultierenden Herausforderungen verschließen. Denn diese wirken sich auf das Mitarbeiter*innen-Erlebnis, die Employee Experience, maßgeblich aus.

Die Motivation und folglich der Erfolg von Mitarbeiter*innen werden aktuellen Studien zufolge von folgenden Elementen maßgeblich geprägt:

  • dem allgemeinen Wohlbefinden (Wellbeing),
  • intakten Verbindungen zum Team & entsprechende Kommunikation,
  • Fokus(-zeiten) für konzentriertes Arbeiten,
  • Empowerment durch Zugang zu Wissen und entgegengebrachtem Vertrauen,
  • Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung & neuen Kompetenzen und
  • sinnvollen Tätigkeiten, die zur Erfüllung eines höheren Ziels beitragen.

Um diese Schlüsselelemente im hybriden Arbeitsumfeld gewährleisten zu können, hat Microsoft die vier Module – Viva Connections, Viva Insights, Viva Topics und Viva Learning – entwickelt. Diese sollen die zentralen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen bedienen und Unternehmen eine Toollandschaft an die Hand geben, um dabei zu unterstützen.

Ein Blick hinter die Kulissen von Microsoft Viva                         

 

 

Warum Microsoft Viva mehr als ein Marketing Clue ist – Grund Nr. 1

Die Module bauen zwar teilweise auf bestehende Microsoft-Technologien oder -Projekte auf (z.B. Projekt Cortex ), sind durch die Weiterentwicklungen im Rahmen von Viva aber besser integrierbar und mit bestehenden Systemen, z.B. Learning Management oder SharePoint-Seiten, kombinierbar. Darüber hinaus bieten die vier Module in vielen Bereichen neue Funktionalitäten und punkten insbesondere durch die nahtlose Integration in Microsoft Teams.

Besonders erfreulich aus Sicht der Employee Experience ist die Herleitung der Funktionalitäten über die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen. Dann ist es auch weniger dramatisch, wenn zusätzlich kräftig die Werbetrommel gerührt wird.

Mein Fazit lautet daher: Microsoft Viva ist mehr als ein Marketing Clue. Es handelt sich um ein intelligentes, integriertes Baukastensystem für Unternehmen, die das Potenzial von Employee Experience erkannt haben und im M365-Universum zuhause sind.

 

 

Viva Connections – Virtuelle Brücken bauen, um starke Verbindungen zu schaffen


Viva Connections ist das Microsoft-Tool zur Förderung von Employee Engagement: Mit der Viva Connections App in Microsoft Teams finden die Mitarbeiter*innen für sie relevante Inhalte aus anderen Microsoft-Anwendungen – und das ansprechend aufbereitet: von kuratierten Inhalten aus z.B. bestehenden SharePoint-Intranet-Umgebungen bis hin zu personalisierten, zielgruppenspezifischen Informationen.

Beispielsweise können Unternehmen mithilfe von Audience-Targeting für unterschiedliche Gruppen (z.B. Frontline Workers) spezifisch zugeschnittene Informationen anzeigen lassen: Über das personalisierte Dashboard von Viva Connections erhalten die Mitarbeiter*innen eine Übersicht aller relevanten Tasks, News oder Community-Aktivitäten: Yammer wird dabei als Tool für Communities forciert, die relevanten Community-Unterhaltungen & Aktivitäten werden hier personalisiert zur Verfügung gestellt.

Beispiel für Viva Connections App in Microsoft Teams des Unternehmens Relecloud | © Microsoft
  

Seit April steht Viva Connections in der Desktop-Variante zur Verfügung. Die Nutzung in der mobilen Microsoft Teams App wurde für diesen Sommer angekündigt. Gleichzeitig mit dem Release der mobilen Nutzung wird es ein Update der Desktop-Variante geben, bei der dann auch das personalisierte Dashboard und die Feed-Funktion zur Verfügung stehen wird.

Viva Connections in der in der mobilen Teams-App

 

 

Die Hauptkomponenten von Viva Connections

  • Die Einbindung einer SharePoint Home-Site, die als Landing Page fungiert und deren Menü ebenfalls in Teams dargestellt wird
  • Darstellung der SharePoint Home-Site als Microsoft Teams App in der Navigation inklusive eigenem Logo bzw. Branding
  • Eine aufklappbarer Navigationsbereich in Teams, um mehrere Seiten einbetten zu können (moderne SharePoint-Kommunikationswebsites)
  • Ein personalisiertes Dashboard, das neben SharePoint-Inhalten andere Applikationen, wie beispielsweise Yammer-Unterhaltungen oder bevorstehende Termine anzeigt
  • Eine neue mobile Ansicht (siehe oben abgebildetes Mockup), die unterschiedliche Inhalte mithilfe von Tabs strukturiert
  • Erweiterte Suchfunktion, um nicht nur Microsoft Teams, sondern auch SharePoint zu durchsuchen

SharePoint Home-Site in Microsoft Teams | © Microsoft

 

 

Warum Microsoft Viva mehr als ein Marketing Clue ist – Grund Nr. 2

Durch die direkte Einbindung in Microsoft Teams als eigens dafür vorgesehene App liefert Microsoft Viva Connections die Technologie, Unternehmensinhalte aus SharePoint für alle Mitarbeiter*innen noch sichtbarer zu machen & fördert die interne Kommunikation bzw. Employee Engagement durch personalisierten Content und Community-Beiträgen aus Yammer.

Microsoft Teams wird dabei als zentraler Einstiegspunkt für den digitalen Arbeitsplatz weiter gestärkt, qualitätsvoller Content aus SharePoint-Umgebungen noch wichtiger. Aus Sicht der Internen Kommunikation erhält Viva Connections somit das Prädikat wertvoll.


Spoiler-Alarm:

Als Auskopplung zu diesem Thema wird demnächst ein Blogartikel zum Thema „Valo Connect“ folgen – einem Modul der Valo-Produktpalette, die als „Alleskönner“ unter den Add-Ons für Office 365 und SharePoint viele Kunden glücklich gemacht und zahlreiche Awards erhalten hat. Valo Connect baut auf Microsoft Viva Connections Technologie auf und liefert mit „Connect Me“ schon jetzt ein wunderschönes personalisiertes Dashboard direkt in Microsoft Teams.

Der nächste Blog-Beitrag der Viva-Reihe befasst sich mit Viva Learning. Erfahren Sie, wie man das Thema Lernen in die gewohnte Arbeitsumgebung integrieren und Lerninhalte unterschiedlicher Anbieter personalisiert für die Mitarbeitenden in Microsoft Teams zur Verfügung stellen kann.

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Screenshots: © Microsoft

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