Fragen Sie sich, ob Ihr Unternehmen besser auf eine interne oder externe IT setzen soll? Anhand eines realen Praxisbeispiels möchten wir Sie bei der Entscheidung unterstützen. Daher soll es in unserem heutigen Beitrag um die Kosten gehen, die in drei verschiedenen Szenarien entstehen. Wir zeigen Schritt für Schritt, welche Parameter wir berücksichtigen, um die passende Betreuungsvariante für unseren Kunden zu finden. Wir kalkulieren für einen internen Mitarbeiter-Stab, eine hybride Variante aus internen und externen IT-Tätigkeiten sowie für ein komplettes IT-Outsourcing.
Und so viel verrate ich gleich – das komplette IT-Outsourcing gewinnt bei unserem Logistikunternehmen – nicht.
Herausforderungen im Überblick
Inhouse IT
Inhouse & externe Dienstleistungen
IT-Outsourcing
Fazit
Das Logistikunternehmen in unserem Praxisbeispiel ist bereits extrem abhängig von IT, was sich besonders in den frühen Morgenstunden zeigt. Denn ab 4 Uhr müssen Pakete per Scan elektronisch erfasst und systematisch in die bereitstehenden LKWs verfrachtet werden. Da die digitale Paketnachverfolgung heutzutage gang und gäbe ist, können sich die Teams hier keine Verzögerung durch einen möglichen IT-Ausfall leisten. Videokameras in den Laderampen sorgen dafür, dass sich genau nachvollziehen lässt, ob ein Paket beim Transport beschädigt wurde. Die Dokumentenverarbeitung wird zunehmend in die Cloud verlagert und immer weniger Tätigkeitsbereiche finden noch analog statt.
Das bedeutet, dass für einen Logistikbetrieb mit 50 IT-Arbeitsplätzen wie diesem, mindestens 2-3 IT-Mitarbeiter erforderlich sind. Dabei fallen folgende Kostenpunkte an:
Ein eigener Mitarbeiter-Stab hat den Vorteil, dass die hauptsächlichen Kosten anhand der berechenbaren Lohnkosten recht gut eingeschätzt werden können. Die internen IT-Techniker*innen kennen das Unternehmen sehr gut und sind sofort zur Stelle. Außerdem dringen verhältnismäßig wenige Firmeninterna nach außen. Der große Nachteil besteht darin, dass 2-3 Mitarbeiter*innen kaum die Zeit und Ressourcen haben, sich und die Kolleg*innen ausreichend fortzubilden und alle Systeme immer auf dem neuesten Stand zu halten. Ein Kostenpunkt, der gerne unterschätzt wird, ist die Weiterbildung und Zertifizierung speziell der IT-Abteilung. Unser Logistikunternehmen würde mit 2-3 IT-Fachkräften sogar relativ schnell an seine Grenzen stoßen, da Zeit, Ressourcen und Spezialwissen fehlen.
Dabei ist Weiterbildung speziell im Bereich Security enorm wichtig, um kostspieligen IT-Ausfällen vorzubeugen.
Das zweite Szenario, das wir für dieses Logistik-Unternehmen kalkulieren, sieht vor, dass ein*e Mitarbeiter*in sich vor Ort um alle IT-Belange kümmert und als Ansprechpartner*in für einen externen Dienstleister fungiert. Er oder sie muss nicht unbedingt ausgebildete*r IT-ler*in sein, sollte aber eine gewisse IT-Affinität mitbringen, um zwischen den unternehmensinternen Entscheidern und dem externen Dienstleister kommunizieren zu können. Für das Unternehmen bedeutet das in diesem Fall folgendes:
Intern entstehen Gesamtkosten für 1 Gehalt und extern Servicekosten für externe Dienstleistungen:
Überschlägt man die Kostenpunkte der Option 1 und Option 2, so zeichnet sich ab, dass sie gar nicht so weit auseinander zu liegen scheinen. Der Vorteil bei einem eigenen Mitarbeiter, der auf bestimmte externe IT-Services zugreifen kann, liegt in der Zusammenführung von internem Wissen und umfassendem Branchenwissen. Diese Kombination frisst wenig Zeit und Ressourcen und für jede Situation steht der richtige Ansprechpartner bzw. Fachspezialist zur Verfügung. Dank Managed Services lassen sich die monatlichen Kosten ebenfalls gut berechnen, während die enthaltenen Service-Pakete individuell und passgenau zusammengestellt werden.
Der größte Nachteil besteht darin, dass Firmeninterna nach außen kommuniziert werden und eine gewisse Abhängigkeit vom IT-Provider entsteht. Unser Logistikunternehmen würde unserer Meinung nach von dieser Variante am meisten profitieren.
Zusätzlich zu den bei Option 2 aufgeführten Kostenpunkten müssen wir den steigenden Preisaufwand für die einzelnen Partner bedenken.
Der Vergleich aller relevanten Kostenpunkte für unseren Logistik Dienstleister zeigt, dass der eigene Mitarbeiter*innen-Stab sowie eine Kombination aus internem/interner Ansprechpartner*in und externem Dienstleister ähnliche Kosten verursachen. Das vollständige Outsourcing der IT ist mit den höchsten Kosten verbunden und eher für große Unternehmen zu empfehlen. Die hybride Variante schätzen wir als optimales Szenario für mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern ein, während die erste Option sich vor allem für sehr kleine Unternehmen oder solche mit keiner allzu großen IT-Abhängigkeit anbietet.
Das Unternehmen hat sich übrigens nach Abwägung aller Faktoren für die hybride Variante entschieden.
