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Integration von Adobe Sign in Microsoft 365 Systeme

Grischa Petritsch
27.05.21 17:28

„Adobe and Microsoft will bring together the cloud horsepower and end-to-end capabilities brands need to design and deliver great digital experiences.” Diese Worte des Adobe Präsidenten und Geschäftsführers Shantanu Narayan zeigen, wie tief die Partnerschaft der beiden Software Giganten bereits vorangeschritten ist. Das war zwar nicht immer so, doch in den vergangenen Jahren sind Adobe und Microsoft in einer Elephantenhochzeit fest miteinander verschmolzen, wie etwa das Onlinemagazin internetworld.de schrieb. Ganz zum Vorteil der Anwender*innen, denn das Resultat sind tiefgreifende Geschäftsinnovationen, zum Beispiel für elektronische Unterschriften und digitale Signaturen in Unternehmen.

Adobe Sign - Das moderne Tool für E-Signaturen

Das moderne Tool für E-Signaturen ist eine besonders sichere und effiziente Lösung für Organisationen. Dank der reibungslosen Integration von Adobe Sign in alle relevanten Microsoft 365 Systeme profitieren Unternehmen von einem ganzheitlichen elektronischen Unterschriftenprozess und kommen dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Im Folgenden gebe ich Ihnen eine vollständige Übersicht über alle relevanten Microsoft Anwendungen, in die Adobe integriert werden kann.

INHALT:
Definition E-Signaturen & Adobe Sign
Integration von Adobe Sign in Microsoft Anwendungen
Weitere schlüsselfertige Integration von Adobe Sign
Fazit

 


Was sind elektronische Unterschriften und was ist Adobe Sign?
Seit der 2016 erlassenen eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste sind E-Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten rechtsgültig. Dies gilt für grundsätzlich jede Form der elektronischen Unterschrift, auch für die digitale Signatur, die nur aufgrund einer zertifikatbasierten ID gesetzt werden kann. Statt also wie zuvor Dokumente, wie Bestellungen, Protokolle, Verträge oder Abrechnungen händisch zu unterschreiben, können Unternehmen diese elektronisch unterzeichnen. Je nach Anforderung müssen dazu bestimmte Authentifizierungsanforderungen der Unterzeichner und/oder Zertifizierung der Dokumente gewährleistet sein.

Adobe Sign ist eine cloud-basierte Software, mit der Unternehmen Dokumente rechtsverbindlich und sicher erstellen, unterschreiben, verfolgen und archivieren können. Die Lösung unterstützt alle erforderlichen E-Signaturen und erfüllt die rechtlichen Auflagen in der EU, in den USA sowie den meisten Industrieländern.
Die Integration von Adobe Sign in vielfältige Microsoft 365 Systeme ermöglicht es Mitarbeiter*innen in allen Abteilungen Prozesse zu beschleunigen und administrativen Aufwand spürbar zu reduzieren.

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Übersicht: Integration von Adobe Sign in Microsoft 365 Systeme
Laut eigener Aussage des Software-Konzerns bevorzugt Microsoft die E-Signatur Lösung von Adobe. Mit ihr setzen Anwender*innen ihre elektronische Unterschrift unter alle Art von Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Dynamics. In wenigen Schritten erstellen sie die erforderlichen PDF-Dateien direkt in den Microsoft Systemen, um sie allein oder synchron im Team zu bearbeiten und anzuzeigen. Die Integration von Adobe Sign ist in folgenden Microsoft Anwendungen möglich und gewinnbringend:

Microsoft 365:
Durch die Integration von Adobe Sign in Microsoft 365 erstellen und teilen Anwender*innen ihre PDF-Dateien direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Zu unterzeichnende Dokumente lassen sich automatisch aus den Anwendungen versenden, sodass Aufgaben noch schneller erledigt werden. Dank der Möglichkeit, Dateien synchron zu bearbeiten und den Bearbeitungsprozess digital zu verfolgen, arbeiten Teams produktiv und effizient zusammen:

  • Office-Dateien in PDF umwandeln oder in Acrobat DC bearbeiten
  • mehrere Dokumente in einer PDF zusammenführen und einzelne Seiten flexibel anordnen
  • Office-Dokumente mit Passwort sichern und geschützt abspeichern
  • einzelne Funktionen wie Kopieren, Bearbeiten oder Drucken der Dateien einschränken
SharePoint:
Dank der Integration von Adobe Sign in SharePoint brauchen die User*innen diese Microsoft Umgebung nicht mehr verlassen, um schnell und einfach elektronische Unterschriften einzuholen. Geschäftsprozesse innerhalb der Organisation, aber auch mit Kund*innen und Partner*innen lassen sich auf diese Weise spürbar beschleunigen und benutzerfreundlich gestalten:
  • Daten automatisch aus SharePoint-Listen direkt in Dokumentenvorlagen übermitteln
  • festlegen, wer welche Dokumente wann genehmigen muss
  • Selfservice-Formulare nutzen, um Onboarding-Dokumente und Service-Anfragen noch schneller und einfacher zu verarbeiten
  • Status von elektronisch unterschriebenen Dokumenten direkt prüfen und flexibel speichern
Dynamics 365 & LinkedIn Sales Navigator:
Der digitale Workflow wird durch die Integration von Adobe Sign in Microsoft Dynamics 365 for Sales und Sales Hub sowie LinkedIn Sales Navigator optimal vervollständigt und der Quote-to-Cash-Prozess automatisiert. So werden Verträge im besten Fall während eines einzigen Telefongesprächs mit Kund*innen ausgefüllt, versendet, elektronisch unterschrieben sowie zurückgesandt. Dies führt zu einer deutlichen Beschleunigung von Geschäftsabschlüssen und Reduzierung von Risiken. Nicht nur für Vertriebsmitarbeiter*innen, sondern auch für die Kund*innen ist der digitale Unterschriftenprozess bequem und sicher:
  • Verträge und Dokumente direkt aus Dynamics 365 for Sales Hub heraus versenden, ohne die Microsoft Umgebung zu verlassen
  • automatisches Ausfüllen der Verträge nutzen
  • in Kombination mit LinkedIn Sales Navigator richtige Vertragsempfänger festlegen
  • automatisierte Rücksendung von unterzeichneten Dokumenten in Dynamics
  • Status des Vertragsdokuments in Echtzeit verfolgen
  • passende Dateien oder Prüfprotokolle automatisch anhängen
Microsoft Dynamics 365 for Talent:
Die Integration von Adobe Sign in Microsoft Dynamics for Talent beschleunigt den Einstellungsprozess für HR-Abteilungen spürbar. Denn Personaler*innen versenden und archivieren rechtsverbindliche Vertragsdokumente noch schneller, während die angeworbenen Kandidat*innen sich über die modernen und bequemen Workflows freuen. Dank des vereinfachten elektronischen Unterschriftenprozesses ist eine schnelle Einstellung der Top Talente gewährleistet:
  • Vertragsangebote direkt aus Microsoft Dynamics 365 an Bewerber*innen versenden
  • Dokumentenstatus in Echtzeit verfolgen und schnell auf Fragen der Kandidat*innen reagieren
  • Rechtsverbindlichkeit der Verträge in EU-Staaten, den USA und in vielen Industrieländern
  • höchste Sicherheit aller sensiblen Daten während des gesamten Unterschriftenprozesses gewährleistet
  • falls notwendig, eine von mehreren Authentifizierungsmethoden der Unterzeichner*innen einfordern

Einfacheres und schnelleres Recruiting mit Adobe Sign

Microsoft Teams:
Teams und Abteilungen gestalten ihre internen Genehmigungsprozesse dank der Integration von Adobe Sign in Microsoft Teams spürbar effizienter. Einerseits werden Inhalte schneller erstellt, da alle Mitglieder synchron, ortsunabhängig und von jedem Gerät aus an gemeinsamen Dokumenten arbeiten können. Andererseits wird die Freigabe der Dokumente beschleunigt:

  • Dateien und elektronische Vereinbarungen direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen, versenden und freigeben
  • Adobe Sign direkt über eigene Registerkarte in Microsoft Teams nutzen
  • Bearbeitungs- und Genehmigungsstatus aller Dokumente überall und rund um die Uhr im Blick behalten
  • genehmigte Dateien schnell finden und einsehen
  • falls notwendig, Erinnerungen schnell und einfach versenden
Microsoft Power Apps und Microsoft Flow:
Mithilfe des Microsoft Flow-Connector ist sogar die Integration von Adobe Sign in Microsoft Power Apps möglich, sodass sich der elektronische Unterschriftenprozess sicher und kostengünstig für Web, Tablet und Smartphone automatisieren lässt. IT-Abteilungen profitieren auf diese Weise von deutlich geringerem Aufwand und können ihren Kolleg*innen im Vertrieb oder der Personalabteilung effiziente Lösungen noch schneller zur Verfügung stellen:
  • kaum bis keine Programmierung notwendig dank Adobe Sign Connector und zahlreichen Vorlagen
  • Nutzung von Adobe Sign mit Community Clouds für Organisationen und Behörden möglich
  • Workflows für vorhandene Programme und Prozesse sinnvoll automatisieren
  • Hunderte Drittanbieter-Anwendungen per Microsoft Flow-Connector anbinden
Weitere Microsoft Anwendungen für Adobe:
Zusätzlich zu den bisher vorgestellten Microsoft Systemen möchte ich noch die folgenden drei Anwendungen erwähnen, die perfekt mit Adobe Diensten kombinierbar sind:
  • OneDrive:
    Bei der Erstellung und Verwaltung von PDF-Dateien müssen Anwender*innen von Acrobat DC in OneDrive die Microsoft Umgebung nicht mehr verlassen und arbeiten noch produktiver.

  • Microsoft Intune:
    Mit Microsoft Intune lässt sich die mobile App von Adobe Acrobat Reader sicher verwalten und verteilen. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter*innen von jedem Gerät aus auf PDF-Dateien zugreifen.

  • Microsoft Information Protection (MIP):
    Alle mit MIP-Lösungen (Informationsschutz) geschützten Dateien lassen sich auch mit Adobe Acrobat DC und Adobe Acrobat Reader DC öffnen.

 

 

Weitere One-Click Integrationen für Adobe Sign
Neben den Microsoft Systemen lässt sich Adobe Sign auch in viele weitere Anwendungen integrieren, z.B. Salesforce und Salesforce CPQ, SAP SucessFactors und SAP Ariba, IBM Emptoris u.v.m. Die Abb.1 gibt Ihnen eine vollständige Übersicht der schlüsselfertigen Integrationen zu Adobe Sign [Stand Mai 2021].

Schlüsselfertige Integrationen zu Adobe Sign
[Abb. 1: Schlüsselfertige Integrationen zu Adobe Sign, Quelle: Adobe Sign, Cloudbasierte Workflow Lösung für elektronische Signaturen]

 

FAZIT: Produktivität steigernde Zusammenarbeit von Adobe Sign und Microsoft
Dank der fruchtbaren Partnerschaft von Adobe und Microsoft arbeiten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig, sicher und produktiv zusammen. Elektronische Unterschriften brauchen nicht mehr handschriftlich gesetzt werden, sodass alle Beteiligten Zeit sparen und Fehler vermeiden. Genehmigungsprozesse werden automatisiert und beschleunigt, sodass Projekte zügig umgesetzt werden. Personalabteilungen stellen Fachkräfte schnell und professionell ein, während Vertriebsmitarbeiter*innen für eine hohe Kundenzufriedenheit und -treue sorgen. Die Integration von Adobe Sign in alle relevanten Microsoft 365 Systeme sorgt also für ein papierloses Büro, eine produktive Zusammenarbeit und deutlich vereinfachte sowie beschleunigte Prozesse in Unternehmen auf der ganzen Welt.

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