Hybrid Work: Warum Sie die Anforderungen der Nutzer*innen in den Fokus rücken sollten

Nicht technologische oder organisatorische Aspekte sollten bei der Planung einer hybriden Arbeitsplatzstrategie an erster Stelle stehen, sondern die Bedürfnisse der Beschäftigten. Hier sind fünf Gründe für eine Hybrid-Work-Strategie, die die Mitarbeiter*innen in den Mittelpunkt stellt.

Hybrides Arbeiten ist mittlerweile in sehr vielen Organisationen etabliert. In Österreich haben laut der EY-Studie „Future Workplace“ aktuell mehr als die Hälfte der Angestellten die Möglichkeit, zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Diese Option wird für durchschnittlich ein Drittel der Gesamtarbeitszeit genutzt.

Was sich in den letzten drei Jahren allerdings verändert hat, ist die Sicht von Unternehmen und Beschäftigten auf hybride Arbeitsplatzmodelle. In der Anfangszeit der COVID-19-Pandemie ging es zunächst darum, die technischen Voraussetzungen für Remote-Work zu schaffen. Der Geschäftsbetrieb musste irgendwie aufrechterhalten werden – daher stattete man Anwender*innen mit Notebooks aus und gab Ihnen per VDI oder VPN die Möglichkeit, von zu Hause aus auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen. Zudem wurden neue Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wie beispielsweise Microsoft Teams in vielen Organisationen flächendeckend ausgerollt.

Mittlerweile wird hybrides Arbeiten vor allem unter organisatorischen Gesichtspunkten betrachtet. Unternehmen sind auf der Suche nach dem richtigen Mix von Remote- und Präsenzarbeit und schwanken dabei zwischen sehr flexiblen Modellen und eher strikten Guidelines für ihre Beschäftigten. Dabei geht es unter anderem um die Frage, an wie vielen Tagen pro Woche die Mitarbeiter*innen ins Büro kommen sollten. Auch die Neugestaltung von Arbeitsräumen nach dem Shared-Desk-Prinzip wird wieder häufiger diskutiert.

Alle diese Aspekte spielen für ein erfolgreiches „Hybrid Work“-Modell eine wichtige Rolle. Allerdings sollten die Auswahl der richtigen Technologien und die Definition der organisatorischen Rahmenbedingungen nicht die ersten Schritte bei der Planung und Umsetzung der zukünftigen Arbeitsplatzstrategie sein. Sinnvoller ist es, zunächst die Anforderungen der Mitarbeiter*innen zu analysieren und davon dann alle weiteren Maßnahmen abzuleiten. Nur so lässt sich eine Strategie verwirklichen, die zum Unternehmen und seinen Beschäftigten passt.

Aus mindestens fünf Gründen empfiehlt es sich, hybride Arbeitsplatzmodelle konsequent von den Mitarbeiter*innen aus zu denken:

Inhalt

Produktivität verbessern
Zusammenarbeit stärken
Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Onboarding vereinfachen
Positives Unternehmensimage fördern
Fazit
Whitepaper „Wie Sie die optimalen Geräte für hybride Arbeitsplätze auswählen“

Produktivität verbessern

Die Frage, ob Anwender*innen im Büro oder im Homeoffice produktiver sind, wurde in den letzten Jahren in einigen Studien untersucht. Vieles deutet darauf hin, dass sich Beschäftigte zu Hause besser auf bestimmte Tätigkeiten konzentrieren können – allerdings berichten sich auch von Ablenkungen durch die stärkere Vermischung von Beruf und Privatleben.

Eine eindeutige Antwort auf diese Frage kann es aber eigentlich auch gar nicht geben, da sich die Aufgabenbereiche von Beschäftigten so stark unterscheiden. Ein hybrides Arbeitsplatzmodell, das für Softwareentwickler*innen perfekt passt, ist möglicherweise für Mitarbeiter*innen im Projektmanagement eher nicht geeignet.

Entscheidend ist, dass Beschäftigte eine technische Ausstattung erhalten, mit der sie ihre Aufgaben an jedem Ort reibungslos erledigen zu können. So brauchen beispielsweise hybrid arbeitende Konstrukteure mobile Endgeräte mit genügend Rechen- und Grafikleistung für professionelle 3D-Anwendungen. Nur so können sie flexibel zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten wechseln – ohne dass ihre Produktivität leidet.

Performance an jedem Ort ermöglichen beispielsweise die Z by HP Workstations. Die mobilen Workstations der Produktfamilie bringen die benötigte Rechen- und Grafikleistung für anspruchsvolle Aufgaben an jeden Ort. 3D-Rendering, 3D-Modellierung und 3D-Animation werden durch die Echtzeit-Raytracing- und AI-Fähigkeiten sowie die beschleunigte Rechenleistung der NVIDIA RTX professional Grafikkarten unterstützt. Auch Anwendungen für Visualisierung, Simulation und Videobearbeitung profitieren von der Leistung dieser Grafikkarten.

Zusammenarbeit stärken

Eine der größten Herausforderungen in der neuen hybriden Arbeitswelt ist die Zusammenarbeit von räumlich verteilten Teams. Nicht immer klappt das Teamwork perfekt, wenn sich ein Teil der Mitarbeiter*innen im Büro befindet und die Kolleg*innen von zu Hause aus arbeiten. In der Flexible Working Studie 2022 von Deloitte Österreich gaben 72 Prozent der befragten österreichischen Unternehmen an, dass der informelle Austausch in ihrer Organisation unter der vermehrten Homeoffice-Nutzung gelitten hat. Und HR-Expert*innen sprechen bereits über das Phänomen „Proximity Bias“. Gemeint ist damit die unbewusste Bevorzugung von Beschäftigten, die im Büro physisch präsent sind.

Unternehmen müssen daher die Voraussetzungen dafür schaffen, dass hybride Teams auf Augenhöhe zusammenarbeiten und kommunizieren können – auch wenn die Teammitglieder auf unterschiedliche Standorte verteilt sind. Dazu ist es beispielsweise notwendig, Meetingräume für hybride Meetings umzugestalten und Remote-Anwender*innen gleichberechtigt einzubinden.

Neue Technologien können dabei helfen. Moderne Konferenzraumsysteme verfügen beispielsweise über intelligente Kamerafunktionen, die automatisch erkennen, wie viele Leute sich im Raum befinden, und dann den Bildausschnitt entsprechend ausrichten. KI-optimierte Video- und Audiofunktionen bieten ein Meeting-Erlebnis in Kinoqualität und sorgen dafür, dass sich alle Teilnehmer*innen jederzeit gut sehen und verstehen. Leistungsfähige Notebook-Webcams lassen dabei auch die Remote-Anwender*innen in jedem Licht gut aussehen.

Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

In Zeiten des Fachkräftemangels hat die Bindung von Mitarbeiter*innen für nahezu alle Unternehmen höchste Priorität. Auch aus diesem Grund sollten hybride Arbeitsplatzmodelle immer auf die konkreten Bedürfnisse der Beschäftigten ausgerichtet sein. 64 Prozent der Österreicher*innen wollen sich zum Beispiel auch in Zukunft selbst aussuchen können, ob sie vor Ort oder online an einem Meeting teilnehmen. Unternehmen sollten in der Lage sein, diese und andere Anforderungen zu erfüllen, um die Motivation ihrer Beschäftigten auf Dauer hochzuhalten.

Aktuelle Studien wie der Microsoft Work Trend Index 2022 zeigen auch, dass Mitarbeiter*innen heute schneller den Arbeitgeber wechseln, wenn sie mit den Bedingungen nicht zufrieden sind. 52 Prozent der Generation Z und der Millennials sagen, dass sie sich innerhalb der nächsten zwölf Monate nach einem neuen Arbeitgeber umsehen wollen – das sind drei Prozent mehr als im Vorjahr. Die Ergebnisse decken sich mit einer aktuellen Studie von IDC. Demnach ist gerade ein Drittel aller europäischen Arbeitnehmer*innen auf der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz. 42 Prozent wollen ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen, weil die Workplace Experience nicht ihren Erwartungen entspricht.

Mit einer hybriden Arbeitsplatzstrategie, die die Bedürfnisse der Beschäftigten in den Mittelpunkt stellt, können Unternehmen diesen Tendenzen entgegenwirken. Wenn Mitarbeiter*innen sich wertgeschätzt fühlen, sind sie eher bereit, dem Unternehmen langfristig treu zu bleiben.

Onboarding vereinfachen

Bei der Planung von hybriden Arbeitsplatzmodellen sollten Unternehmen aber nicht nur an die bestehende Belegschaft denken, sondern auch an die Beschäftigten, die jetzt oder in Zukunft eingestellt werden. In der Zeit der Pandemie gestaltete sich das Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen oft sehr kompliziert. Ohne persönliche Kontakte und Begegnungen vor Ort fiel es gerade jüngeren Beschäftigten schwer, sich zu integrieren und ihre Rolle im Unternehmen zu finden. Hinzu kamen oft technische Probleme, die die Einarbeitung verzögerten.

Hybride Arbeitsplatzkonzepte sollten daher so gestaltet werden, dass sie neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg möglichst leicht machen. Zu einem reibungslosen Onboarding-Prozess gehören unter anderem:

• rechtzeitig beschaffte Endgeräte, die möglichst am ersten Tag verfügbar sind
• ein personalisierter digitaler Arbeitsplatz, der ortsunabhängig nutzbar ist
• schneller Zugriff auf alle benötigten Anwendungen und Dienste
• gezielte Trainings und Einführungen in die hybride Arbeitswelt des Unternehmens
• gute Erreichbarkeit des IT-Supports – sowohl vor Ort als auch virtuell

Gerade in den ersten Monaten ist es dabei wichtig, die richtige Mischung zwischen Remote- und Präsenzarbeit zu finden. Regelmäßige persönliche Teammeetings und andere Aktivitäten im Büro erleichtern es neuen Beschäftigten, Anschluss zu finden und sich von Anfang an mit dem Unternehmen zu identifizieren.

Positives Unternehmensimage fördern

Nicht zuletzt senden Unternehmen mit der Ausgestaltung ihrer Hybrid-Work-Strategie ein wichtiges Signal an Bewerber*innen. Mit einem Arbeitsplatzmodell, das die Bedürfnisse der Beschäftigten ernst nimmt und auf Flexibilität und Zusammenarbeit ausgerichtet ist, können sie ein positives Image als moderner, zukunftsorientierter Arbeitgeber aufbauen.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben spielt bei der Wahl des Arbeitsplatzes heute eine immer wichtigere Rolle – und viele Fachkräfte suchen gezielt nach Unternehmen, die ihnen flexible Arbeitsmöglichkeiten bieten. Nach einer aktuellen Cisco-Umfrage wünschen sich 43 Prozent der Österreicher*innen mittlerweile Hybrid Work als dauerhaftes Arbeitsmodell.

Fazit

Mit einem hybriden Arbeitsplatzmodell, das auf die Bedürfnisse der Beschäftigten ausgerichtet ist, können Unternehmen die Mitarbeiterbindung stärken und die Produktivität und Zusammenarbeit ihrer Teams verbessern. Gleichzeitig erhöhen sie damit ihre Attraktivität als Arbeitgeber und punkten bei Bewerber*innen, die Wert auf eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie legen.

Wenn Sie mehr über Strategien für die hybride Arbeitswelt erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser neues Whitepaper „Wie Sie die optimalen Geräte für hybride Arbeitsplätze auswählen“.