Geteilte Arbeitsplätze - die optimale Ausstattung für Shared Desks

Ein eigenes Büro mit Schreibtisch, Häkeluntersetzer, Zimmerpflanzen und Familienbildern an den Wänden zählte sicher mehrere Jahrzehnte lang zu den weitverbreitetsten Vorstellungen des perfekten Arbeitsplatzes. Die Menschen wollten sich in ihren Büros ein bisschen wie zu Hause fühlen. Die Zeiten haben sich jedoch geändert und sowohl Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber haben heute andere Ansprüche an ihre Arbeitsplätze. Dazu haben neben der Coronapandemie auch die allgemeine Veränderung des Arbeitsmarktes und der demografische Wandel beigetragen. Arbeit wird flexibler und der Arbeitsplatz hat sich diesem Trend anzupassen. Selbst geteilte Arbeitsplätze werden immer häufiger.

Inhalt

Die neue Flexibilität
Die neue Arbeitsrealität
Arbeitsplatz im Wandel
So klappt Desk Sharing
Die technischen Vorraussetzungen
Die optimale Ausstattung
Fazit
Whitepaper: Employer Branding

Die neue Flexibilität

Schon ein paar Jahre vor Covid-19 war die New Work Bewegung in aller Munde. Mobiles Arbeiten sollte salonfähig gemacht werden, denn immer mehr junge Arbeitssuchende strömten auf den Arbeitsmarkt, die mit den herkömmlichen Vorstellungen von Arbeit und den klassischen Nine-to-five-Jobs so gar nichts anfangen konnten. Den Vertreter*innen der Generations X und Z waren andere Eigenschaften wichtig, die ein Brotberuf mitzubringen hat. Plötzlich war von den richtigen Werten der Unternehmen die Rede, von der Sinnhaftigkeit der Arbeit, dem positivem Arbeitsklima, einer guten Work-Life-Balance und einer großen Portion Flexibilität. Nur die Unternehmen sahen das lange Zeit noch sehr skeptisch und viele wollten sich partout nicht umstellen. Doch dann kam Corona …

Die neue Arbeitsrealität

Mit den Coronamaßnahmen änderte sich die Grundeinstellung vieler Unternehmen rasant. Es blieb ihnen gar nichts anderes übrig, als ihre Mitarbeiter*innen ins Homeoffice zu schicken, wenn sie weiterhin produktiv bleiben wollten. Die meisten davon waren auf die Umstellung nicht im Geringsten vorbereitet. In den ersten Lockdown-Wochen waren zum Beispiel Webcams in etlichen Shops vergriffen, denn Online-Meetings boomten und die wenigsten waren darauf eingestellt. Inzwischen sind einige wieder fix in ihre Büros zurückgekehrt, aber ein großer Teil möchte die örtliche und meist auch zeitliche Flexibilität nicht mehr missen. Mit der Einführung hybrider Arbeitsweisen wird in zahlreichen Organisationen nun ein Mittelweg angestrebt, der die Unternehmenskultur fördert, aber auch die von den Arbeitnehmer*innen gewünschte Flexibilität gewährt.

Alleine in Österreich fehlen fast 150.000 Arbeitskräfte. Lesen Sie in unserem Whitepaper, wie Sie Fachkräfte mit modernen Arbeitsplätzen für sich gewinnen.

Arbeitsplatz im Wandel

Die einzige Konstante in der Arbeitswelt der letzten Jahre war der ständige Wandel. Telearbeit, 4-Tage-Woche, Kurzarbeit – es wird sich zeigen, welche Trends gekommen sind, um zu bleiben. Eine Neuerung, auf die viele Unternehmen inzwischen setzen, weil die Vorteile klar überwiegen, ist der Shared-Desk-Ansatz. Schon vor Corona wurde etlichen Unternehmen bewusst, dass die Arbeitsplätze in ihren Büros nur zu einem Teil besetzt sind. Durch Projektarbeiten, Außendienste, Trainings oder Seminare und Krankenstände bleiben viele Arbeitsplätze regelmäßig unbesetzt. Seit dem starken Anstieg des Homeoffice-Anteils wahrscheinlich noch mehr. Das ist vergeudetes Potenzial und kann Firmen so richtig viel Geld kosten. Die Einführung von Shared führt zu einer besseren Nutzung von Büroflächen und ist ein Puzzlestück, das perfekt in die neue Zeit des hybriden Arbeitens passt. Aber auch dabei müssen HR-Verantwortliche und Fachbereichsleiter*innen einiges beachten.

So klappt Desk Sharing

Wer die Vorteile des Desk Sharings nutzen will, muss einige Vorbereitungen treffen. Zuallererst sollte die Frage geklärt werden, ob Shared Desks überhaupt ins Unternehmen passen. Haben die meisten Mitarbeiter*innen häufig Kundenkontakt vor Ort, ist ein fixer, eigener Arbeitsplatz unumgänglich. Um das „Wer zuerst kommt, malt zuerst“- Prinzip zu verhindern, muss eine einfache Buchungsplattform für die freien Schreibtische eingerichtet werden. Dabei sollte unbedingt der genaue Zeitraum angegeben werden, wie lange der Schreibtisch benötigt wird. Die Belegschaft sollte auch im Vorfeld über eine Clean Desk Policy aufgeklärt werden: Werden Schreibtische „geteilt“, dürfen nach Arbeitsende keine persönlichen Gegenstände am Arbeitsplatz verbleiben, allerdings sollte jeder Arbeitsplatz mit Büromaterial ausgestattet sein. Im besten Fall wird der Tisch nach jeder Benutzung desinfiziert und gereinigt. Auch die technischen Voraussetzungen sollten bei allen SharedDesks ident sein.

Achtung beim Datenschutz: Schwören Sie Ihre Mitarbeiter*innen darauf ein, dass alle Daten gemäß der DSGVO zu schützen sind. Um Unbefugten den Zugriff auf sensible Daten so schwer wie möglich zu machen, sollten Bildschirme beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt und Unterlagen niemals unbeaufsichtigt zurückgelassen werden. Besonders in Co-Working Spaces sind diese Regeln unbedingt einzuhalten.

Die technischen Voraussetzungen

Vor der Umsetzung des Shared-Desk-Ansatzes müssen sich HR-Verantwortliche und Fachbereichsleiter*innen auch mit den IT-Abteilungen kurzschließen. Bei der Einrichtung eines „Flexible Office“ müssen auch einige technische Vorkehrungen getroffen werden. Für Unternehmen, die ihr Team bereits remote arbeiten lassen, ist der Aufwand im Normalfall geringer. Das Fundament für die Einführung von teilbaren Arbeitsplätzen ist die Möglichkeit, immer auf die nötigen Firmendaten und Informationen zugreifen zu können. Dafür empfiehlt sich eine moderne Unternehmens-Plattform auf Cloud-Basis. Arbeitsabläufe sollten weitgehend automatisiert ablaufen. Haben Mitarbeiter*innen ihre Arbeitsorganisation auf Desk Sharing umgestellt, können sie meist auch mobil arbeiten. Umgekehrt gilt das nicht, denn für die geteilten Arbeitsplätze muss auch die Hardware angepasst werden. 

Die optimale Ausstattung

Mit der richtigen technischen Ausstattung und „coolen“ Devices punkten Unternehmen im immer härter werdenden Wettbewerb um gut ausgebildete Arbeitskräfte. Das gilt selbstverständlich auch für Shared Desks. Neben der Cloud-Software samt passenden Applikationen, muss auch die Hardware an den Shared Workspace angepasst werden. Hersteller wie Dell haben bereits eigene Produktlinien für Shared Desks und Hybrid Work auf den Markt gebracht.

Die folgenden Produkte sind speziell für den Einsatz auf Shared Desks entwickelt und machen das neue flexible Arbeiten zu einem Vergnügen:

• Laptop und Notebook: Wie auch beim mobilen Arbeiten benötigen die Nutzer*innen von Shared Desks einen eigenen Arbeitscomputer. Diese Geräte sind im Optimalfall für Remote Work konzipiert und werden an den gebuchten Arbeitsplatz mitgebracht. Gute Partner sind der Dell XPS 13 Plus Laptop und der Dell Latitude 5440 Laptop.

• Monitor: Viele User*innen gehen inzwischen weg von Dual Monitor Set-ups, hin zu einem großen Curved Monitor. Die Bildschirme stehen fix zum flexiblen Arbeiten bereit und sollten bereits mit Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und der richtigen Schnittstelle ausgestattet sein. Die neuen Teams zertifizierten Dell Videokonferenz-Monitore sind mit allem ausgestattet, was man zum flexiblen Arbeiten braucht, wie z. B. der geschwungene Dell Videokonferenzmonitor P3424WE.
  
  Die ideale Ergänzung dazu ist der DELL Display Manager, eine kostenlose Software, die von DELL angeboten wird. Diese teilt große Bildschirme in mehrere kleinere Bereiche ein und hilft, die nötigen Fenster so zu arrangieren, wie Ihre Mitarbeiter*innen sie brauchen.

• Schnittstelle: Die aktuell beste Schnittstelle für das Arbeiten in geteilten Büros ist die USB Typ C Schnittstelle. Damit haben Mitarbeiter*innen Zugriff auf USB-Daten und können auch Videodaten an den Monitor schicken. Außerdem hat man Zugriff auf gegebenenfalls verbaute Peripherie wie bei den neuen Videokonferenz-Monitoren von DELL, bei denen die Kamera, Mikrofon und Soundbar bereits im Monitor integriert sind. Mit einer Typ C Schnittstelle kann alles über eine Kabelverbindung abgehandelt werden – eine perfekte Lösung für fest zugewiesene Arbeitsplätze, die möglichst wenig Platz verbrauchen sollen. Einfach anstecken, arbeiten und den Computer dabei laden.
  
  
• Dockingstation: Eine weitere Möglichkeit, den Laptop mit dem vorhandenen Monitor zu verbinden, ist eine Dockingstation. Die Thunderbolt™ 4-Dockingstation, mit der höchsten Anzahl an Ports, verbindet mehrere 4K-Displays und Thunderbolt-Peripheriegeräte, sodass Sie bei der Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes keine Kompromisse eingehen müssen.

• Tastatur, Maus, Headset: Wichtiges Zubehör wird von den Mitarbeiter*innen meist selbst mitgebracht – das ist auch aus hygienischer Sicht von Vorteil. Gute Beispiele dafür sind das Dell Premier Wireless-ANC-Headset – WL7022 und die Dell Premier-Mehrgeräte-Wireless-Tastatur und -Maus - KM7321W.

Fazit

Im Zuge des Umstiegs auf hybrides Arbeiten stehen immer mehr Arbeitsplätze in den Firmenbüros leer. Viele Unternehmen richten Teile ihrer Büroräume mit geteilten Arbeitsplätzen ein, um Geld und Platz zu sparen. Mit den richtigen Tools und einer durchdachten Vorbereitung kann Desk Sharing problemlos umgesetzt werden. Weniger fixe Arbeitsplätze bedeuten auch weniger benötigte Bürofläche. Das spart Mietkosten, Reinigungskosten und Energiekosten und ist ein weiterer Schritt zur optimalen Nutzung bestehender Ressourcen. Desk Sharing eignet sich perfekt in Kombination mit Telearbeit.

Die Ausstattung der „teilbaren Schreibtische“ muss allerdings auf die Anforderungen des Desk Sharings angepasst werden. Die Mitarbeiter*innen bringen lediglich ihren Laptop und gegebenenfalls ihre Maus und ein Headset mit und verbinden sich mit einem vorhandenen Monitor. Die beste Variante, sich mit der Unternehmensplattform und dem externen Bildschirm zu verbinden, ist aktuell die USB Typ C-Schnittstelle. 

Bildschirme wie die Teams zertifizierten Videokonferenzmonitore von Dell mit integrierter Webcam samt Mikrofon und einer Soundbar ermöglichen eine reibungslose Kommunikation und sind perfekt für das Desk Sharing gerüstet. Eine andere Möglichkeit ist eine externe Dockingstation wie jene der DellThunderbolt-Reihe. Jetzt fehlt nur mehr ein mobiles Buchungssystem, mit dem die freien Plätze reserviert werden können und dem modernen Desk Sharing steht nichts mehr im Weg.