Effizientes Dokumentenmanagement: Tools für das papierlose Büro

Von daheim aus zu arbeiten, ohne dabei auf die technische Infrastruktur des Unternehmens verzichten zu müssen, war bis vor Kurzem vor allem für viele IT-Abteilungen noch ein echter Stolperstein. Inzwischen zählt hybrides Arbeiten vielerorts zum Standard. Neue Cloud-Lösungen machen die Integration von Home-Office-Arbeitsplätzen so einfach wie nie zuvor und sparen dabei eine Menge Papier. Gut für uns, gut für die Umwelt.

Inhalt

Papierverzicht hat viele Vorteile
Herausforderungen im Home-Office
Technologie ist wichtiger denn je
Mehr Effizienz durch bessere Tools
Der Umstieg auf ein papierloses Büro
Das Büro 2.0 ist mobil
Unser Freund, die App
Unterschrieben wird digital
PDF macht es möglich
Fazit

Wer nicht gerade selbst IT-Expert*in ist, verbringt im Home-Office oft viel Zeit damit, technische Probleme zu lösen. Die Kolleg*innen aus der IT-Abteilung wohnen wahrscheinlich nicht gerade nebenan und selbst eine kleine Komplikation kann zu unvorhergesehenen Verzögerungen führen. Wenn die Software nicht mitspielt, wird der digitale Workflow zur Achterbahn. Spaß macht das nicht!

Durch die Coronakrise wurde der Trend zur Dezentralisierung der Arbeit nahezu weltweit beschleunigt. Die Technik kam mit diesem Tempo allerdings nicht immer mit. Die IT-Entscheider*innen sind sich einig: Neue Lösungen müssen her. Die Vorreiter des hybriden Arbeitens in der IT-Branche haben vorgezeigt, welche Chancen es für Unternehmen bietet. Zu den Vorteilen des Home-Office, wie kürzere oder gar keine Arbeitswege, die Möglichkeit, fokussierter zu arbeiten und mehr Zeit, gesellt sich auch der positive Effekt auf die Umwelt.

Papierverzicht hat viele Vorteile

Trotz Digitalisierung hat der Papierverbrauch in Österreich seit 1990 um sage und schreibe 40 Prozent zugelegt. Pro Kopf werden bei uns 223 Kilogramm des beliebten Faserstoffes verbraucht. Außerdem ist die Papierindustrie in Österreich mit 14.400 Gigawattstunden jener Industriesektor mit dem höchsten Endenergieverbrauch. Diese Zahlen machen nachdenklich.

In manchen Bereichen, wie beispielsweise bei bestimmten Dokumenten oder Verträgen, ist Papier immer noch die erste Wahl. Manchmal ist es aufgrund von Rechtssicherheit sogar vorgeschrieben. Anderswo haben wir uns mit den digitalen Alternativen einfach noch nicht anfreunden können. So ist das gedruckte Buch, das man nach dem Lesen im Bücherregal bewundern kann, leidenschaftlichen Leser*innen immer noch lieber als ein E-Book-Reader, auf dem tausende Publikationen gespeichert werden können. Hier geht es den meisten um ein Gefühl, eine Vorliebe oder Angewohnheit, die sich über Jahre oder Jahrzehnte verfestigt hat. In der Arbeitswelt hat der Umstieg ins Digitale aber etliche Vorteile:

• Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Müll
• Bessere CO2 Speicherung
• Weniger Energieverbrauch für die Erzeugung
• Weniger Platzprobleme durch die Lagerung
• Digitale Alternativen sind besser ablegbar und wiederauffindbar
• Das papierfreie Büro ist ordentlicher und leichter sauber zu halten
• Digitale Dokumente können in Sekundenschnelle global versendet werden
• E-Mail und Cloud-Lösungen verbessern die Arbeitsabläufe enorm
• Auf digitale Ablagesysteme kann von überall zugegriffen werden
• Digitales Datenmanagement ist auf Dauer billiger als Papier, Druckerhardware und Tinte

Dazu kommt, dass die Nutzung von Papier in Zeiten des boomenden Home-Office zunehmend unpraktisch wird. Der Geschäftsverkehr der Gegenwart könnte bereits vollkommen papierlos sein.

Herausforderungen im Home-Office

Der Telearbeitsplatz setzt Arbeitnehmer*innen aber Schwierigkeiten aus, die sie vorher so nicht hatten. Auch von zu Hause aus muss auf wichtige Dokumente zugegriffen werden können, aber nicht jeder darf Zugriff auf jedes Dokument haben. Dateien müssen so archiviert werden, dass auch andere Mitarbeiter*innen ermächtigt werden können, diese zu bearbeiten oder bloß zu öffnen. Es muss ersichtlich sein, wer welches Dokument bearbeitet hat, um Änderungen nachvollziehen zu können. Im Home-Office erstellte Verträge müssen von mehreren Seiten rechtssicher unterfertigt, Anträge freigegeben werden können. All das unter der Prämisse, den Datenschutz nicht zu vernachlässigen. In Zeiten, in denen Cyberattacken auf Unternehmen enorm zunehmen, steht die Sicherheit des gesamten Systems an oberster Stelle.

Technologie ist wichtiger denn je

Ohne den Einsatz digitaler Hilfsmittel ist der Umstieg auf Remote Work für kein Unternehmen möglich. Der Druck, den die Coronakrise auf Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber in den letzten zwei Jahren ausgeübt hat, kann auch als Schub für die digitale Transformation betrachtet werden. Eine Adobe Umfrage unter 1.400 Mitarbeiter*innen und Manager*innen in großen und kleineren Unternehmen wollte wissen, welche die größten Herausforderungen bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten waren. Fast 70 Prozent der Befragten nannten die Technologie als stärksten Widerstand. Jene Technik, die im selben Atemzug als wichtigster Faktor der Telearbeit genannt wird. Digitale Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der Lösung vieler Probleme, mit denen Unternehmen beim Umstieg auf Telearbeit konfrontiert sind. Darüber hinaus erhöhen flexible Arbeitszeiten und bessere IT-Lösungen die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen und verringern die Fluktuation.

Mehr Effizienz durch bessere Tools

Neben privatem und meist unerlaubtem Surfen im Web und Small Talk mit dem Kolleg*innen zählt schlecht organisiertes Dokumentenmanagement zu den größten Zeitkillern im Arbeitsalltag. Besonders wenn noch Papier zum Einsatz kommt, wird die Arbeit schnell ineffizient. Wir suchen eine bestimmte Datei, die falsch benannt oder abgelegt wurde. Es gibt mehrere Versionen ein und desselben Textes. Wir schicken Dokumente per E-Mail hin und her, laufen zig Mal zum Drucker oder verschicken wichtige Unterlagen sogar noch mit der Post. Was für die Menschheitsgeschichte die Steinzeit ist, ist für die Historie der Arbeit die „Papierzeit“. Beides ist vorbei.

Wer bei der digitalen Transformation am Ball bleiben will, braucht ein einheitliches System des Dokumentenmanagements und Tools, die diese Aufgabe übernehmen. Neue Cloud-Anwendungen sind die Lösung. Sie bieten Unternehmen durchgängige, digitale Prozesse, die alle Abteilungen dabei unterstützen, aufwändige Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Modernes Teamwork funktioniert inzwischen auch, wenn jedes Teammitglied in den eigenen vier Wänden sitzt. Last, but not least, ist ein durchdachter digitaler Workflow eng mit der Umsatzgenerierung verbunden. Generell kann man sagen: Mehr Effizienz, mehr Umsatz!

Der Umstieg auf ein papierloses Büro

Kein Unternehmen, das nach dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“ agiert, kann langfristig erfolgreich sein. Leben ist Veränderung, das gilt in der Wirtschaft noch mehr als im Privaten. Jede Änderung ist mit einer gewissen Anstrengung verbunden, so auch der Umstieg auf durchgehend papierlose Arbeitsprozesse. Intensive Recherche und gute Planung ist auch hier der Grundstock zum Erfolg, denn die Änderungen betreffen alle Bereiche und sind durchaus komplexer Natur. In größeren Unternehmen empfiehlt es sich, eine Arbeitsgruppe damit zu betrauen, den aktuellen Papierverbrauch in allen Abteilungen zu erfassen. Beginnen Sie mit dem Umstieg schon hier und verwenden dafür ein digitales Projektmanagement-System.

In diesen und anderen Bereichen kommt Papier noch oft zum Einsatz:

• Bei Besprechungen: Erstellen und versenden Sie Protokolle nur mehr digital
• Im Geschäftsverkehr: Verwenden Sie elektronische Unterschriften
• E-Mails: Gewöhnen Sie sich ab, E-Mails auszudrucken
• Archivierung: Akten und Dokumente lassen sich inzwischen perfekt digital bearbeiten und archivieren. PDFs und digitale Dokumente ermöglichen eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit
• Information und Weiterbildung: Lesen Sie Fachbücher und vor allem Magazine in ihrer digitalen Form. Moderne E-Reader bieten bereits ein ähnliches Lesevergnügen wie Papier
• Zeitmanagement: Verwenden Sie einen elektronischen Kalender. Er spart Zeit und Sie können Termine mit anderen besser koordinieren

Das Büro 2.0 ist mobil

Informationen und Inhalte zu teilen und zu verbreiten ist heute wichtiger denn je. Viele Unternehmen arbeiten deshalb bereits seit Jahren mit praktischen Cloud-basierten Speicherlösungen wie SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Dropbox. Diese Tools ermöglichen es uns, Dateien jederzeit und an jedem Ort mit Internet-Verbindung zu erstellen, zu bearbeiten, freizugeben und darauf zuzugreifen. Auch Unternehmen profitieren ungemein von dieser Technologie, insbesondere wenn dessen volles Potenzial ausgeschöpft wird. So hat man die Möglichkeit, automatische Back-ups des eigenen Arbeitsgerätes (z.B. Laptop) in der Cloud zu aktivieren, um immer Zugriff auf die neuesten Inhalte zu haben. Die meisten Plattformen ermöglichen es uns sogar, die Arbeit offline zu erledigen. Dokumente lassen sich herunterladen und auch ohne Internetverbindung bearbeiten.

All das muss auch mobil möglich sein – schließlich gibt es immer öfter Momente, in denen Mitarbeiter*innen nicht an den Schreibtisch gebunden sind. Dabei unterstützt die Verwendung von Cloud-Konnektoren. Sie ermöglichen es, auf Dateien in allen gängigen Cloud-Speicherplattformen zuzugreifen und diese zu verwalten. Diese digitalen Helfer können auf Desktop-Computern sowie auf mobilen Geräten genutzt werden.

Unser Freund, die App

Mit unseren Smartphones und Tablets haben wir die Möglichkeit, nahezu ein komplettes Büro in der Hosentasche mitzunehmen. Unzählige kleine digitale Produktivitätsanwendungen unterstützen uns auf unserem Weg zum papierlosen Büro. Auch wenn Candy Crush Spaß macht, Apps können viel mehr, als uns zu unterhalten oder zu sagen, wie das Wetter wird. Fast alle bekannten Cloud-Speichersysteme bieten mobile Apps an, mit denen Mitarbeiter*innen auch von unterwegs problemlos auf deren Dienste zugreifen können. Praktische Erweiterungen verwandeln unsere Smartphones in leistungsstarke Bürotechnik. Apps wie beispielsweise Adobe Scan ermöglicht es uns, Dokumente unterwegs einzuscannen und als PDF abzuspeichern. In Kombination mit weiteren Applikationen aus der Document Cloud, können diese digitalen Dokumente rechtssicher unterschrieben und versendet werden, egal wo man gerade ist.

Unterschrieben wird digital

Der goldene Kugelschreiber für wichtige Verträge kann künftig zu Hause gelassen werden. Unterschriften können auch auf digitalem Weg rechtlich bindend sein, wenn das richtige Programm dahintersteht. Mit  dementsprechenden Tools können Einverständniserklärungen oder Genehmigungen zu digitalen Dokumenten oder Formularen mit wenigen Klicks eingeholt werden. Selbst wichtige Verträge können mit der qualifizierten elektronischen Signatur digital unterfertigt werden. Das ist die höchste Stufe des digitalen Signierens, die bis auf ein paar Ausnahmen der handgeschriebenen Unterschrift entspricht. Sie unterliegt strengen Sicherheitsanforderungen und wird vom jeweiligen Tool mit einem Zertifikat versehen.

Eine Möglichkeit, Dokumente digital zu unterschreiben, bietet die Cloud-basierte Software Adobe Sign. Der Drucker kann dabei ausgeschaltet bleiben, denn es werden sowohl elektronische Unterschriften als auch digitale Signaturen unterstützt. Die qualifizierte elektronische Signatur wird laut der eIDAS-Verordnung in allen EU-Mitgliedstaaten sowie vielen anderen Ländern als rechtswirksam anerkannt. Unternehmen profitieren dank der reibungslosen Integration in allen relevanten Microsoft 365 Systemen von dieser ganzheitlichen digitalen Lösung.

PDF macht es möglich

Das Portabel Document Format, kurz PDF genannt, hat die Welt erobert. Dieses plattformunabhängige, vektorbasierte Dateiformat wurde 1992 von Adobe entwickelt und ist heute das Fundament des digitalen Dokumentenmanagements. Das bekannteste Tool zur PDF-Bearbeitung ist seit damals der Acrobat Reader. Mit dem aktuellen Acrobat Pro DC können Mitarbeiter*innen PDF-Dokumente über mehrere Geräte und User hinweg bearbeiten, kommentieren und freigeben. Der Funktionsumfang ist seit den Anfangsjahren enorm gewachsen. Inzwischen kann man PDF-Dokumente vergleichen, diese in ausfüllbare Formulare verwandeln, Daten in gescannten Tabellen bearbeiten und Nutzungsrechte freischalten beziehungsweise Kennwörter vergeben. Auch umfangreiche Änderungen sind bereits problemlos möglich.

Fazit

Die schnelle Verbreitung der Telearbeit durch die Coronakrise hat viele Unternehmen gezwungen, Arbeit neu zu denken. Die hybriden Arbeitsformen waren notwendig, um in Zeiten strikter Pandemie-Maßnahmen produktiv bleiben zu können. Ohne kreative IT-Lösungen wäre das allerdings nicht möglich gewesen. In diesem Sinne hat COVID-19 die digitale Transformation ungemein beschleunigt. Ein großer Schub fand in Richtung papierloses Büro und digitales Dokumentenmanagement statt.

Digitale Tools gelten immer noch als Helfer der Stunde. Aktuelle Applikationen wie jene aus der Adobe Document Cloud, machen den Übergang zum papierlosen Arbeiten sowie die Team- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit so einfach wie nie zuvor. Steht erst einmal der interne Prozess, kann die Digitalisierung des Workflows beginnen. Mobile Scanner-Apps verwandeln die Kameras unserer Smartphones in vollwertige Scanner. Wuchtige Aktenschränke gehören der Vergangenheit an, denn die gescannten Dokumente werden als PDF-Dateien in einem Online-Konto gespeichert. Die Aktenberge wandern ins Altpapier. PDF-Dateien sind wesentlich flexibler.

Die Online- und Offline-Funktionen von PDF-Bearbeitungstools wie Adobe Acrobat, ermöglichen auch unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Über sogenannte Cloud-Konnektoren ist man immer mit seinen Dateispeicher- und -verwaltungsplattformen wie OneDrive, SharePoint, Google Drive oder Dropbox verbunden und kann digitale Dokumente immer und überall von jedem Gerät aus erstellen, unterschreiben, verfolgen, verwalten und archivieren.

Auch die Frage nach der Möglichkeit des digitalen und rechtssicheren Signierens wird immer wichtiger. Werkzeuge wie Adobe Sign ermöglichen durchgängig digitale Unterschriftenprozesse. Selbst kleine Unternehmen können das Onboarding und die Kundenbetreuung so effizienter abwickeln und damit Zeit und Geld sparen. Die letzten beiden Jahre haben es gezeigt: Die meisten Teams gewöhnen sich wesentlich schneller an neue, digitale Arbeitsweisen, als man vor der Pandemie gedacht hätte. Wer noch nicht damit begonnen hat, sollte sich das immer vor Augen führen.