Durchstarten zum Smart Workspace

by Elisabeth Gogg | Jun 13, 2019

Digitales Arbeiten ist in aller Munde und nicht mehr wegzudenken, wenn es um den modernen Arbeitsplatz der Zukunft geht. Wir bei ACP X-tech verstehen darunter einen Smart Workspace.

Smart Workspace ist alles, was Menschen für ihr tägliches Arbeiten brauchen

Und das auf jedem Gerät gleichermaßen. Egal ob im Unternehmensnetzwerk, im Home-Office oder im Internetcafé auf einem anderen Kontinent. Gleich an jedem Ort und sicher vor Gefahren aus dem Internet. Der Smart Workspace vereinfacht damit Ihr tägliches Arbeiten deutlich, und haarsträubende-, lästige Aufgaben gehören bald der Vergangenheit an!

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Wieso ist ein Smart Workspace so wichtig?

Es gibt viele Veränderungen, die es erfordern, dass Unternehmen und auch wir über digital unterstütztes Arbeiten nachdenken sollten. Die Arbeitswelt befindet sich in einer digitalen Evolution. Diese passiert schon seit längeren und nimmt zumal langsamer und zumal schneller unseren privaten und beruflichen Alltag ein.

Diese digitale Evolution betrifft alle Bereiche der Arbeitswelt, sowohl das überwiegend manuelle Arbeiten in Produktionsbetrieben als auch die Büro- und Wissensarbeit. Dadurch sind auch fast alle Personen über alle Generationen hinweg im Unternehmen betroffen. Das besondere an der heutigen Situation ist nicht, dass vier bis fünf Generationen in einem Unternehmen zusammenarbeiten werden, sondern dass sie nicht nur analog, sondern auch und vor allem digital zusammenarbeiten. Die Generationenunterschiede gab es ja schon immer. Wieso dann auf die neuen Generationen besonders eingehen?

2025 sind rund 65% aller Erwerbstätigen Millennials

Das allein wäre eher unbedeutend. Doch es kommen weniger junge Leute auf den Arbeitsmarkt.

2009 gab es 44% weniger Geburten als 1964

Die jungen Talente, die die Firmen gerne hätten, werden rar. Was sich in den nächsten Jahren verschärft ist, dass es zwar viele, schlaue Leute gibt, aber nur wenige, die exakt zu einer bestimmten Aufgabe an einen bestimmten Ort passen. Das führt dazu, dass sich der Kampf um die besten Talente am Arbeitsmarkt verschärft.

War for Talents ist Realität

Aber das bedeutet nicht, dass sich Unternehmen verschanzen müssen oder kapitulieren. Denn es gibt genügend Maßnahmen, die Firmen setzten können, um junge Talente für sich zu gewinnen. Beispiele sind ein professionelles und zeitgemäßes Umfeld oder flexible Arbeitszeitmodelle.

Um flexible Arbeitsmodelle erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, reicht nicht die Implementierung neuester IT, gleichzeitig muss ein grundlegender Kulturwandel stattfinden. Arbeitsprozesse und -strukturen müssen verändert, die Kommunikation innerhalb von Teams muss neu aufgesetzt werden und ein Bewusstseinswandel aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eintreten. Europäische Studien zeigen, dass insbesondere in Deutschland zum Beispiel das Vertrauen gegenüber Kolleginnen und Kollegen im Home-Office immer noch fehlt. In Österreich ist es sicherlich ähnlich.

New Work Design unterstützt im Digitalen Wandel

Mit New Work Design bieten wir Klarheit, Sicherheit und Freiheit durch Optimierung und Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Klarheit zu den Spielregeln der Zusammenarbeit, zu den Abläufen und Prozessen. Sicherheit resultiert daraus, dass sich alle Personen in der Organisation darauf verlassen können, dass die gemeinsam definierten Regeln und Prozessschritte eingehalten werden. Befreit von der Ungewissheit zum Arbeitsprozess und von der Informationssuche zu Abläufen entsteht die unternehmerische Freiheit, die gewonnene Arbeitszeit an anderer Stelle sinnvoller zu verwenden.

Wir vereinfachen Arbeiten. Und dort, wo sinnvoll, durch Werkzeuge des Digitalen Arbeitens

Wir kennen aktuelle Trends und Tools, um Organisationen auf ihrem Weg zur Arbeit der Zukunft zu begleiten. Unser Business und unser Anspruch, „Arbeit zu vereinfachen“, ist fest in unserer DNA und somit auch in unserer Herangehensweise an Aufgaben verankert. Wir wollen gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden Prozesse und Abläufe schaffen, die das Arbeiten und Zusammenarbeiten erleichtern.

Unsere Vorgehensweise folgt den Design-Thinking-Prinzipien

Bei uns stehen die Userinnen und User im Mittelpunkt. Denn nur wenn die Betroffenen mitbestimmen, wie ihre Arbeitswelt der Zukunft aussieht, werden Veränderungen im Unternehmen und bei Arbeitsabläufen erfolgreich sein. Regelmäßige Feedbackschleifen, sogenannte Iterationen, sind fester Bestandteil unseres Tuns und Projekte werden bereichsübergreifend in multidisziplinären Teams aufgesetzt. So stellen wir sicher, dass die relevanten Beteiligten eingebunden sind und unsere Lösung von allen im Unternehmen mitgetragen wird.

Wir haben für Unternehmen ein Framework entwickelt, wie sie bei einem New Work Design Prozess vorgehen können. Natürlich kann auch jeder Baustein für sich in Anspruch genommen werden.

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Die zwei zentralen Werkzeuge sind User Journey und Service Blueprint

Eine User Journey beschreibt einen Prozess aus Sicht der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dieses Tool hilft, einen Perspektivenwechsel durchzuführen und sich in die Sichtweise der User-Gruppe zu versetzen. Ziel ist, Optimierungspunkte zu finden, welche die User Experience verbessern.

Ein Service Blueprint reichert die Ergebnisse des User Journey Mappings um die erforderlichen Tools und Systemumwelten an. Dies findet in diesem Stadium auf einer hohen Flugebene statt und kann in weiteren Projekten vertieft werden. Das Ziel ist die Analyse und Visualisierung der Abhängigkeiten zwischen Komponenten und daraus die Optimierung von Prozessen.

Nach einem New Work Design Projekt haben Unternehmen folgende Erkenntnisse:

  • Erwartungen und Bedürfnisse der Userinnen und User
  • Vereinfachter Arbeitsablauf aus User-Sicht
  • Anforderungen an Systeme und Tools
  • Maßnahmenkatalog mit ersten Quick Wins

Was sind nunmehr die Vorteile für Kundinnen und Kunden, wenn sie ein New Work Design Projekt durchführen?

Optimaler Durchlauf aus User-Sicht. Ist ein Arbeitsablauf aus Sicht der Anwenderinnen und Anwender zu kompliziert, suchen und finden diese ihre eigenen Wege und arbeiten am Prozess vorbei. Werden Arbeitsprozesse gemeinsam mit den Betroffenen vereinfacht, können interne Workarounds um einen bestehenden Prozess verhindert und Medien- oder Systembrüche unterbunden werden.

Effizienter Einsatz von Ressourcen. Wir helfen Unternehmen durch die Optimierung der Arbeitsabläufe Ressourcen schonend einzusetzen, sei es Zeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Einsatz von Produktionsmittel oder die Verteilung der Budgettöpfe.

Kompensation von Personalausfällen. Nach einem New Work Design Projekt sind alle Anwenderinnen und Anwender mit dem vereinfachten Prozess vertraut und wissen was zu tun ist. So können Personalausfälle wie Urlaub, Krankenstand, Karenz oder Austritt, kompensiert werden.

Vermeidung von Fehler und Stress, die sich gegenseitig verstärken: Stress führt zu Fehlern und Fehler wiederrum führen zu Stress. Ihr Nutzen liegt darin, dass optimierte Abläufe und Digitalisierung dafür sorgen, dass Menschen und Prozesse gleich beim ersten Mal richtig funktionieren. So sind Fehler ausgeschlossen und eine entsprechende Qualität gesichert.

Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weil der Arbeitsprozess keine Fehler aufweist und kein Stress entsteht, durch digitale Werkzeuge wie Robotic Process Automation sich wiederholende langweilige Tasks entfallen und kein Leerlauf entsteht, da zeitliche Ressourcen besser ausgenutzt werden.

Höhere Arbeitgeberattraktivität. All diese Faktoren zahlen ein, dass Ihre Attraktivität am Markt erhört wird und die Karten im War for Talents zu Ihren Gunsten gemischt werden.

Das Fazit

Die Arbeitswelt ist im Wandel, besonders die Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit sich. Dieser Umbruch ist keine Neuheit, er läuft bereits seit Jahrzehnten. Darum sehen wir den Wandel der Arbeitswelt mehr als stetige Evolution denn als eine Revolution. Dabei geht es darum, bestehende Systeme und Umwelten Schritt für Schritt in die digitale Welt zu integrieren, anstatt Unternehmen mit einem Big Bang digital zu transformieren. Dabei können wir Unternehmen mit New Work Design begleiten, indem wir gemeinsam mit den Betroffenen Abläufe und Prozesse vereinfachen und dort, wo sinnvoll und möglich, Werkzeuge des digitalen Arbeitens einsetzen.  

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Autor: Elisabeth Gogg

Elisabeth Gogg ist Senior Beraterin für New Work Design bei ACP X-tech, dem Kompetenzzentrum für den Digitalen Arbeitsplatz bei der Plattform ACP. Gemeinsam mit Ihrem Team unterstützt sie Kundinnen und Kunden bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen, um Arbeiten zu vereinfachen. Ihr Fokus liegt auf modernem digitalen Arbeiten und dem erfolgreichen Einsatz von User Journey, Service Blueprint und Prozess Design. Sie blickt auf langjährige Erfahrungen im Consulting mit Change Management, Trainings, Design Thinking, Innovations- und Usability Management in den Branchen Energie, Verpackung, Pharmazie, Telekommunikation und Banken zurück.