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Kögl erneuert Verwaltungsinfrastruktur

 

Mit neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort in Eisenstadt steht Kögl für Kompetenz und Expertise im Bereich Arbeitssicherheit. Das Team bietet Sicherheitsleistungen wie ArbeitnehmerInnen-Schutz, Ausbildungen für Sicherheitskompetenzen und technische Prüfungen. ACP erneuerte die Verwaltungsinfrastruktur.

 

Die Herausforderung

Bislang arbeitete Kögl mit einer Verwaltungsinfrastruktur mit einer Access-Datenbank für die Rechnungslegung und Excel für die Auftragserfassung und -verwaltung. Die Finanzbuchhaltung hatte das Unternehmen an einen externen Steuerberater ausgelagert. Da die Verwaltung über keine integrierte Lösung verfügte, mussten viele Daten doppelt erfasst werden. Dadurch entstand ein hoher Verwaltungsaufwand. Auch das Fehler- und Ausfallrisiko war hoch, Auswertungen kaum möglich.

ACP sollte daher eine durchgängige Lösung realisieren und die Bereiche Finanzbuchhaltung und Services integrieren. Weitere Anforderungen waren die Integration eines rechtssicheren Archivs und eines Auswertungs- und Zahlungsverkehrstools.

 

Die Lösung

ACP setzte die Anforderungen von Kögl mittels Microsoft NAV 2013 um und führte eine Individualisierung der Software für die einzelnen Prozesse durch. Im Speziellen sollten die beiden Prozesse „Prüfung von Anlagen“ und „Durchführen von Schulungen“ so intuitiv wie möglich umgesetzt werden und dabei eine einfache und praktische Verwaltung der Kundenanlagen und aller Details realisiert werden.

Das Erfassen von Prüfaufträgen erfolgt durchgängig von der Zuteilung des Prüfers bis hin zur Verrechnung der Leistungen. Auch Serviceverträge für jährlich wiederkehrende Prüfungen werden in NAV verwaltet. Die laufende Finanzbuchhaltung ist nun ebenso abgebildet wie die Bankbuchhaltung mittels OPplus Zahlungsverkehr.

 

Die Vorteile

Ing. Horst Kögl, Geschäftsführer Kögl GmbH: „Mit der neuen Lösung können wir unsere Kunden bis hin zu den technischen Details durchgehend verwalten und unsere Schulungen, die Schulungsteilnehmer sowie deren Kenntnisse verwalten und verrechnen. Der größte Vorteil ist für uns, nun in einem einzigen System zu arbeiten, anstelle von mehreren Applikationen. Dadurch können wir unsere Arbeitsabläufe stark vereinfachen und den Zeitaufwand für unser Verwaltungsteam, beispielsweise durch doppelte Eingaben, merkbar reduzieren. In Zukunft sollen auch unsere Prüfer und Trainer in die Lösung eingebunden werden und können dann unterwegs über ihren Tablet-Client oder Web-Client auf die Serviceaufträge zugreifen.“

 

Download Referenz (PDF)

Kögl erneuert Verwaltungsinfrastruktur